Wer ein Monteurzimmer vermietet, verpflichtet sich, Quittungen oder Rechnungen für Übernachtungen und weitere Serviceleistungen auszustellen. Es handelt sich um Belege mit juristischem Bestand. Während im Fall der privaten Monteurzimmervermietung das Ausstellen einfacher Quittungen genügt, dienen die Rechnungen bei gewerblichen Unterkünften dagegen als rechtskräftige Belege. Quittungen können ebenso wie Rechnungen dem Gast persönlich ausgehändigt werden. Alternativ ist auch der Versand per Brief, Fax oder E-Mail möglich. Um Quittungen zu erstellen, sind die meisten Office Programme bestens geeignet, jedoch gibt es auch Vorlagen im Internet, die häufig kostenlos sind.
Quittung richtig schreiben
Beim Vermieten von Monteurzimmern an Bauarbeiter oder beruflich Reisende kommt man nicht umher, Quittungen auszustellen. Diese müssen eine juristisch einwandfreie Form aufweisen und gewisse Angaben beinhalten.
Es ist nicht notwendig, die Formulare selbst zu entwerfen, weil spezielle Vordrucke im Internet verfügbar sind. In manchen Fällen sogar kostenfrei. Wer fit mit Excel oder OpenOffice Calc ist, kann die Quittung natürlich selbst entwerfen. Das einmal erstellte Formular kann im Anschluss bedarfsweise am PC ausgefüllt und ausgedruckt werden.
Es kann überfordernd sein, eine Quittung auszustellen, wenn man es vorher nie getan hat. Schließlich muss sie als schriftliches Dokument alles beinhalten, um Rechtsgültigkeit zu haben. Grundsätzlich gilt: Für die private Vermietung eines oder mehrerer Räume an Handwerker genügt eine herkömmliche Quittung. Erst dann, wenn die Unterkünfte auch gewerblich überlassen werden, greift die gesetzliche Pflicht, Rechnungen auszustellen.
Bei den Belegen ist zwischen normalen Rechnungen und Kleinbetragsrechnungen für Monteurunterkünfte zu unterscheiden. Erstere fallen an, wenn der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer unter der 150-Euro-Grenze liegt. Abgesehen davon existieren bei der Überlassung von Unterkünften an Feriengäste und Handwerker noch Rechnungen für Barzahlung und Überweisungen.
Welche Art von Belegen der Firma oder dem Gast ausgehändigt werden, steht frei zur Wahl. Sowohl die Barzahlung bei der Abreise als auch das Verschicken der Quittung per Brief, Fax oder E-Mail sind gleichermaßen akzeptiert.
Inhalt und Art von Rechnungen für Monteurzimmer
Sogenannte Kleinbetragsrechnungen für Beträge geringer als 150 Euro müssen nach dem Umsatzsteuergesetz folgendes beinhalten:
- Name und Adresse der Beherbergung
- Datum der Rechnung
- Art und Dauer der Vermietung
- Rechnungs- und Steuerbetrag
- Steuersatz (beziehungsweise die alternative Angabe, dass als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuerpflicht vorliegt)
Summen, die die 150 Euro brutto übersteigen, zählen als normale Monteurzimmer-Rechnungen. Sie müssen um folgende Angaben ergänzt werden:
- Name und Adresse der Mieter/Rechnungsempfänger
- Steuernummer beziehungsweise USt-ID des Vermieters
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Dauer der Vermietung
- falls vereinbart: Ratenzahlungsvereinbarung
- falls vereinbart: Rabatt auf den Betrag
- Frist für die Zahlung
- Rechnungen für Firmen im europäischen Ausland müssen einen Hinweis auf die Umsatzsteuerschuld der Mieter/Rechnungsempfänger enthalten
Was vielen Neulingen im Bereich der Monteurzimmer-Vermietung entgeht, ist, dass sie die Rechnungen nicht unterschreiben müssen, sofern sie gewerblich handeln. Denn Belege sind laut dem Steuervereinfachungsgesetz auch ohne Unterschrift oder Firmenstempel gültig.
Wegen des besseren Eindrucks empfiehlt es sich trotzdem, den ausgedruckten Beleg zu unterzeichnen. Zumal der Vermieter dadurch Zahlungsverzögerungen durch Firmen vermeidet, die an der juristischen Gültigkeit der Rechnung zweifeln.
Rabatte
Rabatte können auf zwei Arten gewährt werden. Steht der Betrag schon zu Beginn fest, wird dieser einfach von der Endsumme abgezogen und die Umsatzsteuer entsprechend verändert. Eine andere Möglichkeit ist, auf der Rechnung zu vermerken, dass „der vereinbarte Rabatt gilt“. Wichtig ist hierfür, vorab eine schriftliche Vereinbarung getroffen zu haben.
Umsatzsteuerpflicht und Kleinunternehmerregelung
Wer als Vermieter von Monteurzimmern Umsätze von 22.000 Euro im Jahr überschreitet, ist verpflichtet, eine Umsatzsteuer zu entrichten. Zudem müssen der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuer-Betrag gesondert auf den Rechnungen ausgewiesen werden. Diese Regelung trifft auch dann zu, wenn die Vermietung der Räumlichkeiten privat erfolgt. Die Vermietungsdauer im Jahr ist dabei unerheblich.
Wenn sich die Einnahmen aus der Monteurunterkunft-Vermietung unter dem Höchstbetrag befinden, kann die sogenannte Kleinunternehmerregelung beansprucht werden. Empfehlenswert ist dann, auf den Rechnungen darauf hinzuweisen, dass diese Regelung Anwendung findet. Doch Vorsicht ist geboten. Sollten noch Umsätze aus anderen gewerblichen Tätigkeiten existieren, sind diese ebenfalls zu berücksichtigen.
Nur weil die Kleinunternehmerregelung greift, heißt es nicht, dass man sie auch nutzen muss. Denn es gibt die Möglichkeit, freiwillig darauf zu verzichten. In dem Fall ist die Mehrwertsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung beziehungsweise Umsatzsteuer-Erklärung anzugeben, woraus sich das Recht ergibt, bei den eigenen gewerblichen Rechnungen die Vorsteuer abzuziehen.
Seit 2010 beträgt der Steuersatz für das kurzfristige Überlassen von Unterkünften nur 7 Prozent, was für Pensionsbetriebe und Hotels gleichermaßen gilt. Alle weiteren Serviceleistungen, die die Gäste im Rahmen ihres Aufenthalts bekommen, werden hingegen mit 19 Prozent besteuert. Dazu zählen:
- Fernsehen und Internet
- Telefon auf dem Zimmer
- Frühstück
- Getränke
- Nutzung von Tagungsräumen
- Wellness-Angebote
Stornierung des Monteurzimmers
Hat der Handwerker eine Monteurwohnung gebucht, ist aber nicht in der Lage, sie zu nutzen, weil er beispielsweise krank wurde oder einen Unfall hatte, muss die Buchung storniert werden. Grundsätzlich sind gebuchte und zugesagte Monteurzimmer zu bezahlen, ganz egal, wo der Beherbergungs- oder Mietvertrag abgeschlossen wurde.
Weil der Mieter des Zimmers über kein gesetzliches Rücktrittsrecht verfügt, steht dem Vermieter frei, es zu gewähren. Falls er darauf verzichtet, gelten die Bestimmungen des Mietrechts: Der Handwerker muss die ausgehändigte Rechnung bezahlen, selbst wenn er absagt. Die Begründungen für die Stornierung sind dabei unerheblich. Auch der Zeitpunkt der Absage hat keine Relevanz.
Als Vermieter steht man dann in der Pflicht, eine gekürzte Rechnung auszustellen. So sind vom Rechnungsbetrag alle Posten abzuziehen, die durch die Stornierung entfallen. Das kann beispielsweise ein Frühstück sein oder aber Betriebs- und Nebenkosten wie Strom und Wasser.
Im Falle einer Halbpension müssen laut Gesetz 30 Prozent der Kosten von der Gesamtsumme abgezogen werden. Bei einer Vollpension sogar 40 Prozent. Für Zimmer mit inkludiertem Frühstück sind 10 bis 20 Prozent zu streichen. Bei Ferienwohnungen und -häusern gilt eine Verringerung von 5 bis 10 Prozent, wenn der Gast seine Buchung absagt. Sollte es gelingen, die Räumlichkeit zumindest für einen kurzen Zeitraum neu zu vermieten, darf dem Monteur sogar noch weniger in Rechnung gestellt werden. Entsprechend bleiben im Falle einer vollumfänglichen Neuvermietung für den Handwerker und seine Firma keine Kosten mehr zu begleichen.
Um Zahlungsausfälle der Logiergäste zu umgehen, empfiehlt es sich, eine freiwillige Reise-Rücktritts-Versicherung abzuschließen. Denn sie übernimmt die Kosten der Stornierung, sollte der Buchende plötzlich erkranken oder einen Unfall erleiden. Bei Fällen der höheren Gewalt (beispielsweise Naturkatastrophen) sind lediglich alle vor dem kritischen Ereignis gebotenen Leistungen zu bezahlen oder Zahlungen zurückzuerstatten.
Damit die Vermieter von Räumlichkeiten an beruflich Reisende keine Verluste erleiden, falls der Handwerker nicht kommt, sind pauschale Stornogebühren sinnvoll. Diese können zum Beispiel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vermerkt werden, deren Kenntnisnahme durch den Mieter per Unterschrift zu bestätigen ist.
Storno-Rechnungen gibt es prinzipiell in zwei Formen: die No-Show-Rechnung und die herkömmliche Ausführung. Beinhaltet der mit dem Gast abgeschlossene Vertrag ein Rücktrittsrecht sowie die Zahlung einer Stornogebühr und sagt der Handwerker dann das Monteurzimmer innerhalb der Frist ab, ist eine Storno-Rechnung auszustellen. Diese umfasst bloß die Stornogebühren ohne die Umsatzsteuer. Eine No-Show-Rechnung dagegen bekommt er, wenn:
- die Frist überschritten wurde
- es kein Rücktrittsrecht im Vertrag gibt
- der Gast ohne Absage wegbleibt
Darin enthalten ist der Übernachtungspreis, der um die eingesparten Kosten gekürzt werden muss. Auch die Umsatzsteuer ist auf der Rechnung zu vermerken.
Quittungen für Monteurzimmer
Werden Räume an Feriengäste und Monteure privat vermietet, genügt die Ausstellung einer Quittung. Dieses Dokument bescheinigt, dass der vereinbarte Geldbetrag vom Handwerker übergeben wurde. Die Quittung ist zwingend schriftlich auszustellen und muss folgende Angaben beinhalten:
- die Benennung „Quittung“
- fortlaufende Quittungsnummer
- Datum der Ausstellung
- Name und Anschrift des Vermieters
- Name und Adresse des Quittungsempfängers
- Beschreibung erbrachter Leistungen
- Kontext, in dem die Leistungen erbracht wurden
- gezahlte Summe als Ziffer
- gezahlte Summe in Worten
- Stempel und Unterschrift des Quittungsausstellers
Quittungsvorlage für Monteurzimmer anzeigen
Um sich etwas Arbeit zu sparen, können auch Quittungsvorlagen aus dem Internet genutzt werden. Bei einer häufigen Vermietung von Monteurzimmern ist ein Quittungsblock sinnvoll. Denn er verfügt bereits über eine vorgefertigte, fortlaufende Nummerierung und erzeugt beim Schreiben eine Durchschrift. Diese verbleibt dann in den Unterlagen.
Die Kleinunternehmerregelung gilt auch für Monteurzimmer-Quittungen. Wer die Regelung in Anspruch nimmt, muss einen Vermerk auf seiner Quittung hinterlassen. Andernfalls ist die Umsatzsteuer sowie der jeweilige Steuersatz auszuweisen.
Häufige Fragen zum Thema Rechnung für ein Monteurzimmer ausstellen
Wie erstelle ich eine korrekte Rechnung?
Auf einer Rechnung müssen diverse Angaben wie eine fortlaufende Rechnungsnummer, Name und Adresse der Mieter/Rechnungsempfänger, die Steuernummer beziehungsweise USt-ID des Vermieters und Angaben zur Vermietung wie die Dauer, Rechnungsbetrag, Zahlungsfrist und einen Hinweis auf die Umsatzsteuerschuld der Mieter/Rechnungsempfänger enthalten sein.
Wann muss ich als Vermieter eine Rechnung ausstellen?
Wenn Ihre Unterkunft gewerblich an Monteure und Handwerker vemietet wird, greift die gesetzliche Pflicht, Rechnungen auszustellen.
Muss man bei privater Vermietung eine Rechnung schreiben?
Nein. Werden Monteurzimmer privat vermietet, muss keine Rechnung ausgestellt werden. In diesem Fall genügt eine Quittung.
Wann Quittung und wann Rechnung?
Eine Quittung wird bei privater Vermietung ausgestellt, eine Rechnung bei gewerblicher Vermietung.
Kann ich als Privatperson eine Quittung ausstellen?
Ja, Privatpersonen können Quittungen ausstellen. Eine Quittung bescheinigt, dass Sie den vereinbarten Geldbetrag für die Übernachtungen von Ihrem Gast erhalten haben.
Wie schreibt man eine Quittung?
Eine Quittung beinhaltet eine fortlaufende Quittungsnummer, das Datum der Ausstellung, Name und Anschrift des Vermieters und des Quittungsempfängers, die Beschreibung erbrachter Leistungen, die Summe sowie eine Unterschrift des Quittungsausstellers.
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